IDSE: que es, como funciona y toda la información necesaria.

Conoce cómo funciona el sistema IDSE, su importancia y cómo utilizarlo de manera efectiva en tus trámites

Según la página web del IMSS, el IDSE es un servicio ofrecido por el Instituto para que los empleadores realicen gestiones electrónicas relacionadas con los registros de sus empleados.

Mediante este servicio, las empresas tienen la capacidad de llevar a cabo acciones como presentar registros de empleados, obtener y presentar la determinación de las primas de riesgo laboral, solicitar certificados digitales y renovarlos, y mucho más, en cumplimiento con los requisitos de la Ley del Seguro Social (LSS).

En esencia, el IDSE del IMSS es una plataforma en línea que proporciona una amplia gama de servicios, permitiendo la ejecución de todos los procedimientos necesarios para la seguridad social de los trabajadores.

Los registros y acciones realizadas a través del IDSE son registrados en la plataforma y generan confirmaciones, lo que contribuye a preservar la integridad de la información.

IDSE es una herramienta integral para llevar a cabo trámites relacionados con la seguridad social de los empleados.

Propósito y objetivo de IDSE

El propósito del IDSE es brindar una herramienta en línea a las empresas que les permita interactuar de manera directa con el IMSS, simplificando así el cumplimiento de sus responsabilidades. Este sistema digital representa una apuesta por la incorporación de tecnologías avanzadas para agilizar procesos que solían ser más lentos. Su enfoque principal es automatizar diversas tareas relacionadas con la afiliación de empleados.

Además, el IDSE posibilita la gestión remota de todos los procedimientos, eliminando la necesidad de que los empleadores se desplacen a las oficinas del Instituto. Entre sus utilidades están incluidas:

Enviar documentos para registrar a un empleado en el IMSS.
Notificar la terminación de contratos laborales con los respectivos empleados.
Informar sobre la reincorporación de colaboradores a la empresa.
Reportar cambios en los salarios de los trabajadores, lo que impacta en las cotizaciones de seguridad social y las cuotas obrero-patronales.
Solicitar y renovar certificados digitales según sea necesario.
Determinar la prima de riesgos laborales.
Acceder y descargar informes como la Emisión Mensual Anticipada (EMA) y la Emisión Bimestral Anticipada (EBA).
Supervisar y administrar el cumplimiento de las obligaciones fiscales relacionadas con la Seguridad Social.
Notificar la ocurrencia de huelgas en la empresa.
Informar sobre la baja o el cierre de la compañía, lo que implica la cancelación del Registro Patronal Único (RPU) en el Instituto Mexicano del Seguro Social.

Requisitos para acceder al IDSE

Para acceder al IDSE o IMSS desde su empresa, generalmente deberá seguir estos pasos y cumplir con ciertos requisitos:

Registro en el RFC (Registro Federal de Contribuyentes):

La empresa debe estar registrada en el RFC y tener una situación fiscal regular. Debe contar con su Clave Única de Registro de Población (CURP) y estar al corriente con sus obligaciones fiscales.

Afiliación de trabajadores:

La empresa debe tener a sus empleados correctamente afiliados al IMSS. Esto incluye registrarlos con sus datos personales y laborales, así como asegurar su pago de cuotas y aportaciones correspondientes al IMSS. Aquí es dónde obtendrás el número patronal de identificación electrónica que habrá de servirte también para los trámites electrónicos en línea.

Obtención de la Firma Electrónica Avanzada (FIEL):

La FIEL es una clave electrónica que permite a las empresas y personas físicas realizar trámites fiscales y laborales en línea de manera segura. Debe obtener una FIEL a través del Servicio de Administración Tributaria (SAT) para acceder a los servicios en línea del IMSS.

Solicitud de acceso al IDSE:

Debe realizar una solicitud de acceso al IDSE a través del portal del IMSS. Deberá proporcionar información sobre la empresa, sus representantes legales y los datos de contacto.

Configuración del sistema:

Una vez que se le otorgue el acceso al IDSE, deberá configurar el sistema según las necesidades de su empresa. Esto puede incluir la asignación de roles y permisos a los usuarios autorizados para realizar trámites en línea.

Capacitación:

Es importante capacitar a su personal en el uso adecuado del IDSE y las plataformas relacionadas para evitar errores y cumplir con las obligaciones fiscales y laborales de manera adecuada.

Cumplimiento de obligaciones:

Asegúrese de cumplir con todas las obligaciones fiscales y laborales, como la presentación de declaraciones y el pago de cuotas al IMSS de manera puntual.

Actualización constante:

Mantenga al día la información de su empresa y de sus empleados en el sistema para evitar problemas futuros y asegurarse de que todos estén cubiertos por el seguro social.

Es importante señalar que los procedimientos pueden variar y es fundamental consultar directamente con el IMSS o el SAT para obtener información actualizada sobre los requisitos y procedimientos específicos que se aplican a su situación particular.

¿Cómo funciona el IDSE?

Para comprender el funcionamiento del Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) desde la perspectiva empresarial, es esencial comenzar por adquirir un conocimiento sólido sobre cómo utilizar su plataforma. Por lo tanto, el primer paso consiste en acceder a esta plataforma.

Una vez que dispongas de tu certificado digital, dirígete a la página web oficial del IDSE y busca la opción “Accede a IDSE aquí”. En la siguiente página, selecciona tu Certificado Digital y clave privada, y completa el proceso ingresando tu nombre de usuario y contraseña. Finalmente, haz clic en el botón “Iniciar Sesión”, lo que te dará acceso completo a todas las funcionalidades y ventajas proporcionadas por el IDSE para empresas.

Al ingresar a esta plataforma, te encontrarás con una pantalla principal que muestra los diversos servicios disponibles en el IDSE, siendo los principales de ellos: Movimientos afiliatorios, Emisión, Confronta, DAPSUA y SATIC. Cada uno de estos apartados tiene un propósito específico, y comprender su significado te permitirá entender las acciones que puedes llevar a cabo como empleador en relación con el IMSS.

Movimientos afiliatorios

Indudablemente, una de las funciones más cruciales del IDSE en relación con las obligaciones de los empleadores es la gestión de los movimientos de afiliación. Como es bien sabido, la Ley del Seguro Social establece que los empleadores deben inscribir y registrar a sus empleados en el IMSS.

El propósito de esta medida es que las empresas informen sobre todos los cambios en la afiliación de su personal al régimen del Seguro Social. Estos cambios pueden ser altas, bajas, reincorporaciones o modificaciones salariales.

Es fundamental destacar que las organizaciones deben comunicar estos cambios en un plazo máximo de cinco días hábiles.

Emisión

En este servicio, las empresas tienen la capacidad de consultar y descargar la Emisión Mensual Anticipada (EMA) y la Emisión Bimestral Anticipada (EBA). ¿Pero qué son exactamente?

Estos documentos, también conocidos como “cédulas”, se descargan desde el portal del IDSE y se utilizan para efectuar los pagos de las cuotas obrero-patronales al IMSS.

La EMA es mensual y contiene los datos y cálculos correspondientes a un mes. Los pagos abarcan áreas como enfermedad e incapacidad por maternidad, riesgos de trabajo, invalidez y vida, guardería y prestaciones sociales.

En cuanto a la EBA, como su nombre indica, abarca dos meses y se refiere a los pagos de retiro, cesantía en edad avanzada y vejez, así como al Infonavit.

Confronta

Otro servicio de suma importancia para los empleadores es la función denominada “Confronta”. Este apartado permite cotejar la información en posesión de la empresa con la que recibe el IMSS, con el fin de evitar discrepancias. Esto reduce el riesgo de información faltante o incorrecta, lo que podría llevar a sanciones o multas para las empresas.

La finalidad de esta herramienta es identificar errores, de ahí su nombre, ya que confronta la información en busca de posibles fallas. Esto se hace con la intención de corregir cualquier problema con anticipación y prevenir futuras sanciones a las empresas.

Los siguientes aspectos son los que se comparan mediante este servicio:

Empleados registrados en el Sistema Único de Autodeterminación (SUA) y aquellos que no están en el IMSS.
Trabajadores que están en el IMSS y que no están registrados en el SUA.
Movimientos que figuran en el SUA pero no en el IMSS, y viceversa.
Diferencias en los importes de los salarios entre el SUA y la emisión, así como las diferencias en las fechas de los movimientos.
Resumen general de las discrepancias en los importes.

DAPSUA

Al comienzo de cada año, las empresas deben llevar a cabo el proceso de Determinación de la Prima en el Seguro de Riesgos de Trabajo (DAPSUA). Esta obligación tiene como objetivo que las empresas registradas en el IMSS revisen su nivel de siniestralidad para determinar si su prima ha aumentado, disminuido o se mantiene igual.

Para llevar a cabo esta responsabilidad, los empleadores deben utilizar el servicio DAPSUA disponible en el programa IDSE.

SATIC

Este es un servicio especializado destinado a un tipo específico de empleador. Se trata de uno de los módulos del IDSE diseñado para registrar todas las obras o construcciones y a sus trabajadores en el Sistema de Afiliación de Trabajadores de la Industria de la Construcción (SATIC) ante el IMSS.

Mediante este recurso, las empresas de este sector pueden acceder a una plataforma para informar directamente al Instituto sobre todos los detalles relacionados con los trabajadores y las obras en construcción.